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Compliance bei Villeroy&Boch
Compliance bedeutet „Regeln einhalten“. Das sind Recht und Gesetz, aber auch unternehmensinterne Richtlinien und Kodizes wie zum Beispiel der Verhaltenskodex des Villeroy & Boch Konzerns (Code of Conduct).
Eine wirkungsvolle Compliance ist ein unverzichtbares Instrument guter Corporate Governance. Geschäftlicher Erfolg ist nur dann dauerhaft zu erreichen, wenn Gesetze, unternehmensinterne Richtlinien und unsere Wertvorstellungen eingehalten werden. Deshalb ist uns Compliance wichtig – und deshalb fordern wir dieses Verhalten von den Mitarbeiter:innen ein. Wir verfolgen ein weltweites und lückenloses Compliance-Konzept, das von unserem Vorstand vorgelebt wird. In unseren Zentralfunktionen und unseren beiden Unternehmensbereichen Bad und Wellness und Dining & Lifestyle ist Compliance ebenso voll integriert wie in allen Tochtergesellschaften.
Infografik
Compliance-Organisation
Die Ressortverantwortlichkeit für Compliance obliegt der Vorstandsvorsitzenden Gabriele Schupp. An sie berichten der General Counsel und der Chief Compliance Officer des Villeroy & Boch-Konzerns. Der Chief Compliance Officer wird von funktionalen Compliance-Officern der Zentrale und der Unternehmensbereiche sowie von lokalen Compliance-Verantwortlichen in den Konzerngesellschaften unterstützt.
Compliance Management System
Ziel des Compliance-Management-Systems von Villeroy & Boch ist es, Rechtsverstöße zu vermeiden (präventiv) bzw. sie im Falle eines Auftretens aufzuklären (detektiv) und zu sanktionieren (reaktiv). Auf Basis dieser drei Säulen – Prävention, Detektion und Reaktion – definieren wir unsere Compliance Maßnahmen.
Unser Compliance-Programm deckt heute im Wesentlichen die Bereiche Business Ethics, Kartellrecht, Korruptionsbekämpfung, Betrug, Geldwäscheprävention und Sanktionslistenprüfung ab. Weitere relevante Bereiche wie beispielsweise Umwelt, Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sowie Datensicherheit oder Kapitalmarktrecht behandeln Fachbeauftragte bzw. Fachabteilungen.
Prävention
Unsere konzernweit gültigen Ethikgrundsätze und Verhaltensrichtlinien sind für alle Mitarbeiter bindend, geben ihnen Orientierung für verantwortungsvolles Verhalten im Geschäftsalltag, schützen vor falschen Entscheidungen und festigen somit die Basis unseres Erfolgs.
Die Mitarbeiter werden zur Compliance kontinuierlich informiert und geschult. Das umfangreiche Schulungsprogramm findet als Präsenztraining sowie als web-basiertes Training statt. Letzteres schließt nach einem bestandenen Test mit einem Zertifikat ab. Darüber hinaus beraten wir alle Mitarbeiter des Konzerns zu Compliance-Fragestellungen. Zum Schutz vor Compliance-Verstößen hat Villeroy & Boch interne Freigabeverfahren definiert, insbesondere in den Bereichen Korruption, Fraud und Kartellrecht.
Verhaltenskodex des Villeroy & Boch Konzerns
Mit dem Verhaltenskodex des Villeroy & Boch-Konzerns setzen wir Maßstäbe im Hinblick auf ein verantwortungsvolles und ethisches Verhalten auf allen Ebenen und Wertschöpfungsstufen unseres Unternehmens. Leitthema in unserem Verhaltenskodex ist die geschäftliche Integrität, denn Integrität ist für uns eine zentrale Voraussetzung für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und die erfolgreiche Entwicklung unserer Geschäftsbeziehungen.
Von jedem Mitarbeiter wird erwartet, dass sein Handeln mit diesem Verhaltenskodex und den für seinen Arbeitsbereich geltenden Gesetzen, Richtlinien und Anweisungen in Einklang steht. Gleichzeitig definiert der Verhaltenskodex auch die Grundsätze und Anforderungen, die wir an unsere Geschäftspartner stellen.
Grundsatzerklärung zu Menschenrechten in der Lieferkette
Als Unternehmen unterliegen wir zusätzlich den Anforderungen nationaler Gesetze, wie etwa dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und dem Norway Transparency Act. Unter anderem erfordert dies die Veröffentlichung einer Grundsatzerklärung zur eigenen Menschenrechtsstrategie. Wesentliche Elemente sind darin die Beschreibung der Verfahren, mit denen Villeroy & Boch den freiwillig gesetzten und den gesetzlichen Pflichten nachkommt, sowie die Darstellung der - auf Grundlage einer jährlichen Risikoanalyse festgestellten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken und Erwartungen an unsere Beschäftigten und Zulieferer.
Detektion
Unsere Compliance-Arbeit ist risikoorientiert, d.h. wir evaluieren und priorisieren Compliance-Themen auf Basis einer Risikoanalyse. Compliance-Risiken werden im Rahmen eines regelmäßigen Compliance-Risiko-Reportings erhoben und fließen in das Compliance-Management ein. Daneben haben wir ein Hinweisgebersystem etabliert.
Hinweisgebersystem
Hinweise zu möglichen Compliance-Verstößen (z.B. Code of Conduct, Kartellrecht, Korruption, Geldwäsche, Betrug), sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten und sowie menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken nach dem LkSG, sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch entlang der gesamten Lieferkette sind uns wichtig. Denn sie helfen uns, etwaigen Verstößen frühzeitig entgegenzuwirken und so Schaden von unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitern und unseren Geschäftspartnern und deren Mitarbeitern abzuwenden. Auch Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden und sonstige Dritte haben die Möglichkeit, uns Compliance-Verstöße zu melden.
Gemeldete Verstöße werden umgehend durch die Compliance-Verantwortlichen bewertet und gegebenenfalls weiterverfolgt. Bei der Aufklärung und Verfolgung orientieren wir uns am Legalitätsprinzip.
Meldewege - Wie kann ich Hinweise abgeben?
Villeroy & Boch hat verschiedene Meldewege, die Sie für Beschwerden oder Meldungen nutzen können.
(1) Elektronisch können Hinweise in allen Sprachen per E-Mail an Compliance abgegeben werden:
whistleblowing(at)villeroy-boch.com
(2) Briefmeldungen an Compliance können in allen Sprachen erfolgen. Die Postanschrift ist
Villeroy & Boch AG
Compliance
Strictly confidential and unopended-
Saaruferstraße 1-3
66693 Mettlach
Germany
(3) Meldungen an den Ombudsmann können – auch anonym- über die nachfolgenden Kontaktdaten erfolgen
Rechtsanwalt Christoph Clanget
als Compliance Ombudsmann von Villeroy & Boch
Tel: +49 681-950 89 30
Fax: +49 681-950 89 33
Mobil: +49 163-252 64 38
auch per Mail über [email protected]
Die Abgabe der Meldung an den Ombudsmann kann auf Deutsch, Englisch und Französisch erfolgen und ist für den Hinweisgeber vollkommen kostenfrei.
Darüber hinaus können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Hinweise - auch anonym - über ein elektronisches Hinweisgebersystem abgeben. Das elektronische Hinweisgebersystem steht rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung
Reaktion
Festgestellte Verstöße werden konsequent und angemessen sanktioniert. Im Falle staatlicher Ermittlungen unterstützt Villeroy & Boch diese umfassend.
Zertifizierung und kontinuierliche Verbesserung
Wir arbeiten an der ständigen Verbesserung unseres Compliance-Management-Systems. Entsprechende Hinweise und Anregungen nehmen wir gern entgegen. Dazu gehört auch, dass wir das Compliance-Management-System ganz oder teilweise prüfen lassen – und zwar intern wie extern. Zuletzt wurde unser Compliance-Management-System im ersten Quartal 2016 nach den Grundsätzen des Prüfungsstandards 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer e.V. geprüft. Gegenstand der externen Prüfung war die Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems in den Teilbereichen Kartellrecht und Korruptionsbekämpfung in Deutschland. Die BAY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rechtsanwaltsgesellschaft hat bestätigt, dass die Grundsätze und Maßnahmen unseres Compliance-Management-Systems geeignet sind, mit hinreichender Sicherheit Risiken in Bezug auf Verstöße gegen rechtliche Vorschriften rechtzeitig zu erkennen und zu verhindern.
