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La conformité chez Villeroy&Boch
Conformité signifie « respect des règles », c’est-à-dire du droit et de la loi, mais aussi des directives et codes internes de l’entreprise, comme par exemple le code de bonne conduite du groupe Villeroy & Boch (Code of Conduct).
Un système efficace de conformité compte parmi les outils indispensables pour une bonne gouvernance d’entreprise. Toute réussite commerciale durable est tributaire du respect des lois, de nos directives d’entreprise et de nos valeurs. C’est la raison pour laquelle nous misons sur la conformité. Nous mettons en œuvre un concept de conformité global sans faille. Notre directoire vit la conformité et elle est partie intégrante de nos services fonctionnels et de nos divisions Salle de bains et Wellness et Art de la table et de chacune de nos filiales. Villeroy & Boch exige que chacun de ses salariés se conforme aux règles.
Info-Graphique
Organisation Compliance
La responsabilité en termes de Compliance incombe au président du directoire M. Frank Göring. C’est à lui que rapportent le General Counsel et la Chief Compliance Officer du groupe Villeroy & Boch. La Chief Compliance Officer est assistée par les Compliance Officers fonctionnels du siège et des divisions ainsi que par les responsables Compliance locaux des entreprises du groupe.
Compliance Management System
L’objectif du système de gestion de la conformité Compliance Management System de Villeroy & Boch est de définir des règles de conduite, de mettre en place des processus et de former les salariés afin d’éviter les violations du droit (prévention), d’élucider les violations du droit (détection) et de les sanctionner (réaction).
Notre programme Compliance recouvre aujourd’hui essentiellement les secteurs de l’éthique de l’entreprise (Business Ethics), le droit anti-trust, la lutte contre la corruption et la fraude, la prévention contre le blanchiment d’argent et le contrôle des listes de sanctions. D’autres domaines importants comme l’environnement, la protection et la sécurité du travail, la protection des données et le droit du marché financier sont gérés par des chargés de missions spécialisés, respectivement par des services spécialisés.
Prévention
Nos principes déontologiques et notre code de conduite engagent tous nos salariés. Ils leur servent de guide pour adopter une attitude responsable dans leur travail quotidien et pour les protéger contre les fausses décisions et consolident ainsi la base de notre succès.
Les salariés sont régulièrement informés et formés sur les questions de conformité. Notre vaste programme de formation comporte des stages présentiels et des stages d’apprentissage par Internet. Cette formation clôturée par un test est sanctionnée par un certificat. A tous les salariés du groupe nous proposons une assistance-conseil sur ce sujet. Pour se prémunir contre les violations des règles de conformité, Villeroy & Boch a défini des procédures internes de validation, notamment en termes de lutte contre la corruption et contre la fraude et du droit de la concurrence.
Code de conduite du Groupe Villeroy & Boch
Avec le Code de conduite du Groupe Villeroy & Boch, nous fixons des standards en matière de conduite responsable et éthique à tous les niveaux et à toutes les étapes de la chaîne de la valeur de l’entreprise. Le thème directeur de notre Code de conduite est l'intégrité commerciale. Pour nous, l'intégrité est une condition essentielle à la confiance et au développement réussi de nos relations d'affaires.
Tous les employés sont tenus d'agir conformément au présent Code de conduite et aux lois, directives et instructions applicables à leur domaine de travail. De plus, le Code de conduite définit les principes et les critères que nous exigeons de nos partenaires commerciaux.
Déclaration de principe sur les droits de l'homme dans la chaîne d'approvisionnement
En tant qu'entreprise, nous sommes également soumis aux exigences des lois nationales, telles que la loi allemande sur les obligations de vigilance de la chaîne d'approvisionnement (LkSG) et la loi norvégienne sur la transparence. Cela implique, entre autres, la publication d'une déclaration de principe sur notre stratégie en matière de droits de l'homme. Les éléments essentiels de cette déclaration sont la description des procédures par lesquelles Villeroy & Boch se conforme aux obligations légales et volontaires, ainsi que la présentation des risques et des attentes en matière de droits de l'homme et d'environnement vis-à-vis de nos employés et de nos fournisseurs, identifiés sur la base d'une analyse annuelle des risques.
Détection
Notre travail en termes de respect de la conformité tient compte des facteurs de risque. C’est-à-dire que nous procédons à une analyse des risques pour ensuite évaluer et établir un ordre de priorité des thèmes relevant de la Compliance. Les risques en termes de conformité font l’objet également d’une procédure de rapports de risques dont les résultats sont retenus dans le système de gestion de la conformité. Nous avons en outre établi un système de lancement d’alerte.
Système de lancement d’alerte
Les informations relatives à d’éventuelles de violations des règles de conformité (p.ex. de fraude ou de non-respect du Code de conduite, en termes de droit de la concurrence, de corruption, de blanchiment d’argent) sont pour nous d’une grande importance. Elles nous aident à intervenir à un stade précoce par des mesures de prévention de préjudices affectant notre entreprise et nos salariés. Plusieurs canaux de communication sont à la disposition des salariés de Villeroy & Boch AG et des entreprises du groupe souhaitant signaler des informations relatives à d’éventuelles violations des règles de conformité. Nos partenaires commerciaux, nos fournisseurs et autres intervenants et même des tiers peuvent également nous signaler des violations des règles de conformité par courrier électronique à l’adresse whistleblowing(at)villeroy-boch.com ou par courrier adressé à Villeroy & Boch AG, Compliance Abteilung, Saaruferstrasse, D – 66693 Mettlach.
Mais ils peuvent aussi s’adresser au médiateur externe / ombudsmann de Villeroy & Boch AG, Maître Christoph Clanget, Haldystraße 8, D – 66123 Saarbrücken, Tél. +49 (0) 68 19 50 89 30 en allemand, anglais ou français. Ce médiateur externe est mandaté par Villeroy & Boch AG et représente les intérêts de Villeroy & Boch, mais il a le droit de nous transmettre des informations sans indiquer l’identité de l’informateur. Nous traitons les indications signalées de manière confidentielle et l’informateur qui a agi en toute conscience se voit protégé avec tous les moyens appropriés contre les préjudices qui pourraient éventuellement résulter du signalement.
Les infractions signalées sont immédiatement évaluées par le responsable Compliance qui en assure le cas échéant le traitement. Nos démarches d’élucidation et de poursuite des infractions sont fondées sur le principe de légalité.
Réaction
Les violations constatées sont sanctionnées de manière systématique et appropriée. Villeroy & Boch apportera tout son soutien aux éventuelles enquêtes publiques.
Certification et amélioration continue
Nous travaillons à l’amélioration continue de notre Compliance Management System. N’hésitez pas à nous faire parvenir vos remarques et vos suggestions. Notre démarche implique la vérification complète ou partielle, interne et externe, de notre Compliance Management System. La dernière vérification conforme aux principes de la norme d’audit 980 de l’institut allemand des experts comptables et commissaires au compte Instituts der Wirtschaftsprüfer e.V. a eu lieu au premier trimestre 2016. Suite à cet audit externe centré sur l‘efficacité du Compliance Management System dans les domaines du droit allemand des ententes et de la lutte contre la corruption, le cabinet BAX GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft - Rechtsanwaltsgesellschaft nous a attesté que les principes et les démarches établis dans le cadre de notre Compliance Management System sont susceptibles de permettre d’identifier et de prévenir les risques de violation des dispositions légales avec suffisamment de certitude.
